“我们公司有近20台办公设备，撇开买机器的费用不说，每个月纸张及耗材都是一大笔花销，还得专门雇人来维护这些设备，设备使用情况也很难掌握。我们想控制这一块的费用，却没有找到什么好法子。”

       Jason是这家跨国公司的行政经理。中国市场的迅速发展，使这家公司在中国的规模越做越大。Jason平时话不多，但是一说到公司的办公支出，这位行政经理似乎有满肚子话要说。“如果能掌握办公设备的使用情况，至少我会清楚日常办公的钱都花到哪儿去了，不然控制成本就无从谈起”。在听取办公设备供应商提案时，Jason说明了自己的想法。 柯尼卡美能达在了解了Jason的要求后，对该公司的办公环境进行了调研和分析。在不影响员工工作效率的前提下，对现有设备进行了整合，用五台集合了打印、复印、扫描、传真等功能的数码复合机替换了原先各种品牌的近二十台设备。同时，引入管理软件PageScope Account Manager，对每个部门的输出张数和成本进行管理，统计和分析每个员工的输出张数及成本，实现了成本可视化管理。

       该公司原本就为每位员工配备了作为工作证使用的IC卡，用于进出公司的门禁系统。柯尼卡美能达将现有的IC卡与管理软件相结合，用于复合机的身份认证管理。

       “设备的整合使得购买机器的费用减少了很多，电费、耗材的花费也降了下来，”Jason看了看“退役”的扫描仪说道，“设备数量的减少、品牌的统一还使得设备维护人员的工作量大幅减少，耗材的采购更加高效。提高了工作效率，就相当于降低了人力成本！”“输出数量在刚开始使用的半年里就减少了10%，现在，我们定期通知所有员工各自的输出张数，这样一来，输出张数明显下降了”，Jason说，“我不用再像以前那样拍脑袋作办公费用的预算了，每笔办公支出我心里都有数”。

       说到这些， Jason脸上浮现出一丝浅浅的笑容。令Jason欣喜的，除了办公成本的控制，还有文件安全性的提高。 “以前，每次输出文件，都要立即去打印机上取，不然就可能被别人错拿。现在，通过IC卡认证打印，只有本人才能拿到自己输出的文件，员工可以一次性去取自己输出的文件，省去了来回取文件的时间，也防止了文件被错拿”。

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